Le document papier, outre son confort et la facilité de la lecture linéaire qu’il offre, facilite la recherche de preuve juridique. Mais il est difficile d’accès, sa gestion et son archivage sont tout aussi difficiles, car les risques de dégradation ou de perte sont élevés.
Ces documents qui sont habituellement actifs, peuvent avoir une haute valeur pour l’Organisation, une valeur de preuve ou une valeur historique. Une gestion inappropriée de ces documents actifs aura des conséquences sur la fiabilité, l’intégrité ou l’exhaustivité des documents d’archives.
Dans un souci de préservation et de conservation de ce fonds d’archives et en vue d’en améliorer la gestion et l’exploitation, l’Organisme opte pour la mise en place d’un programme de gestion physique et électronique des archives afin d’assurer leur pérennité et leur sécurité
Dans ce contexte, HARMONY TECHNOLOGY forte dans son métier d’archivage, renommée par sa qualité de service, se propose de fournir cette prestation. Elle propose à sa clientèle une gestion complète de ses archives. Les documents sont triés, classés et éliminés en interne ou dans des locaux extérieurs si tel est le souhait du client.
Ainsi, HARMONY TECHNOLOGY peut offrir à L’Organisme les services suivants :
1. MISE EN PLACE DE LA CHARTE D’ARCHIVAGE
Cette mission se décline en trois axes essentiels.
A – Étude de l’existant et diagnostic :
L’équipe HARMONY TECHNOLOGY procèdera à l’étude de l’existant dans chaque dépôt d’Archives et au sein des bureaux
B – Outils utilisés :
Les instruments utilisés pour la conduite des entretiens et la collecte des données sont:
- Les entretiens directs avec les responsables de l’Organisme.
- Guide d’audit archivistique (Questionnaire).
- L’inventaire physique de chaque dépôt et chaque bureau.
C – Axes d’améliorations :
- Suite à l’analyse faite sur les volets des moyens, des ressources et des méthodes, Logistic2000 proposera un ensemble d’éléments qui représenteront un système d’archivage complet et propre à l’Organisme à savoir :
LA CHARTE D’ARCHIVAGE
La charte d’archivage est le cadre réglementaire permettant de définir les acteurs et les structures qui accomplissent la fonction de gestion des archives durant tout leur cycle de vie.
Les personnes visées par la charte :
- Comité des archives
- Comité de révision du calendrier de conservation
- Service Central des archives et de la documentation
- Les correspondants archives : agents de liaison
- Le personnel du service producteurs et utilisateurs des archives
MANUEL DE PROCEDURES
Le manuel de procédure est un document qui, sous la forme d’instructions claires et précises, contient l’ensemble des procédures de gestion des archives de l’Organisme.
C’est un référentiel à usage commun pour tous les acteurs au sein de l’Organisme qui énoncera les principales procédures d’archivage,
PLAN DE CLASSEMENT
Le plan de classement repose sur une structure alphanumérique regroupant les documents d’une manière logique et uniforme, à travers l’analyse de la typologie des documents d’archives recensés lors de l’inventaire et de la structure organisationnelle de l’Organisme (organigramme).
CALENDRIER DE CONSERVATION
Le calendrier de conservation des archives est l’ensemble des règles ou des normes, fixées à partir de l’évaluation de la valeur administrative, légale, financière et historique des documents et qui déterminent leur durée de conservation dans les bureaux (archives courantes), dans le dépôt d’archives intermédiaires et leur destination à la fin de cette période, qui peut être soit l’élimination (intégrale ou partielle) ou leur conservation permanente comme archives historiques.
2. TRAITEMENT, CLASSEMENT, ET TRANSFERT DES ARCHIVES
Le législateur marocain, conformément à l’article 5 de la loi 69-99 relative aux archives (30 novembre 2007), impose aux organismes publics ou privés, d’élaborer et de mettre en œuvre un programme de gestion des archives courantes et intermédiaires. Ce programme désigne « les structures, les moyens et les procédures qui permettent la gestion de ces documents depuis leur création jusqu’à leur archivage définitif ou leur élimination. »
Le Décret n°2.14.267 du 4 novembre 2015 fixant les conditions et les procédures de la gestion, du tri et de l’élimination des archives courantes et des archives intermédiaires, et les conditions et les procédures du versement des archives définitives a précisé les Structures chargées des archives à mettre en place et les moyens (matériels, et humains) à mettre à leur disposition (Cf l’article 27 de la loi précitée et l’article 7 du décret mentionné ci-dessus.
Entretien et nettoyage des Archives :
Dépoussiérage.
Désinsectisation, dératisation.
Tri, Classement, Inventaire et mise en boite :
TRI :
CLASSEMENT :
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Traitement physique des archives
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Archives courantes
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Archives intermédiaires
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|---|---|---|
| Préparation au traitement des archives | ||
| Identifier le fond d’archives objet de traitement | ||
| Tri des archives | ||
| Séparer les archives à conserver de ceux inutiles | ||
| Élimination des archives | ||
| Préparer le bordereau d’élimination ou Destruction | ||
| Versement (Transfert) | ||
| Programmer le Versement |
3- FORMATION ET TRANSFERT DE COMPETENCE
Quelques bonnes raisons pour choisir le Centre de Formation de HARMONY TECHNOLOGY :
-Apprendre l’archivage à la base avec la qualité et l’expertise Certifiée des formateurs.
Module 01 : Les archives, qu’est-ce que c’est ?
terminologie.
Module 02 : Les outils et procédures de gestion
Référentiel documentaire et plan de classement.
Module 03 : Locaux, aménagement et sécurité des archives :
Comment stocker des archives ? : Équipement et aménagement.
Module 04 : Gestion informatisée des archives :
Les fonctions automatisables et les solutions existantes.
Module 05 : Archivage électronique :
Processus de dématérialisation
